会议筹备工作包括哪些,会议筹备工作包括哪些内容

通知会议也有大学问，老领导手把手教我的好方法。

通知会议：一个都不能少

✅1.先别着急发通知

要想做到通知会议不遗漏，石头建议，充分酝酿，提出参会名单，供领导审定。

一般要考虑这些因素：

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一是工作的实际需要，研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责?哪些单位参与?需要哪些单位辅助?

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二是惯例，以前有没有开过类似的会?类似的会议请了哪些单位和人员参加?都发挥了什么作用?

三是领导意见，领导有没有说过请某某单位也参加一下?请某某人也来提提建议?请哪些人听听会?

还应考虑其他情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替?需要哪些人员列席?需要哪些部门在会上发言汇报?专题会的所谓的相关部门是哪些?

✅2.会议通知容易遗漏的几类人

石头在工作中发现，有几类参会人员特别容易被通知遗漏。

一类是老领导。

二是本单位新闻部门。

三是外地的分支机构。

四是新组建部门。

✅3.内容、方式和时间是会议通知的三要素

内容

明确会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情、提交什么材料等。如有着装、携带材料、发言等特殊要求，一定要说明；地点具体到会议室。

方式

大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知；

一些小型的会议，用☎、甚至通知有关部门或人员即可。

现在有很多技术可以帮助你便捷、快速的通知到具体人。

例如系统，可以建立本单位各类联系人的分组数据库，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。

再如，可以建立各种，一些非正式的会议通过发送通知更省事。

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时间

适时发送，不能过早又不能过迟。

✅4.“一个都不能少”的关键在确认

发传真要有回执

传真会议通知时要附有回执单，请对方确认参会后及时把参会人员、职务、☎、交通信息等反馈回来。

发要有回复

发通知会议，要写明“收到请回复”“期待您的回复”,没有及时回复的单位和人员就要打去☎催问。

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参会信息要有反馈

要及时统计参会人员的各种基本信息，并呈送领导，一方面方便领导掌握会议筹备情况；另一方面也为会议下一步的组织和正常进行创造条件。

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